Как организовать деловую поездку?

Здравствуйте. У нас в компании часто прилетают деловые гости, и встречать их приходится в разных аэропортах: то Шереметьево, то Домодедово, в зависимости от рейса. Раньше отправляли за ними водителя на служебной машине, но это выбивает человека из работы на весь день. Хотим передать это на сторону, но опасаемся за пунктуальность: рейсы задерживаются, и непонятно, кто будет ждать и за чей счёт. Как этот вопрос обычно решается с перевозчиками? Ещё интересно, как оформляются такие поездки для юрлица и дают ли закрывающие документы для бухгалтерии.

Вопрос ожидания надо проговаривать до первой поездки, у всех перевозчиков условия разные, и это главный источник конфликтов. Нормальная схема: водитель отслеживает рейс по табло и подстраивается, а условия ожидания согласуются заранее и входят в стоимость в оговорённых пределах. Мы заказываем трансфер в аэропорты Москвы из Ярославля , через Ярославль Трансфер, у них диспетчер работает круглосуточно, встреча в зоне прилёта с табличкой по запросу. Для деловых гостей это важнее цены. Совет: передавайте номер рейса, а не только время прилёта, тогда сдвиг расписания отслеживается автоматически и никто никого не теряет. И заранее договоритесь о встрече с табличкой, если гость прилетает впервые и не знает языка.